Secrétaire de direction (H/F) CDI à 1 ETP pour le DITEP de Villeurbanne-Duchère

Description du poste

L’association Les PEP 69/ML

Depuis 1924, Les Pupilles de l’Enseignement Public du Rhône et de la Métropole de Lyon (Les PEP 69/ML) participent à la construction d’une société plus inclusive, plus éclairée et plus solidaire à la fois.

L’association intervient sur le territoire du nouveau Rhône, de la Métropole de Lyon, et du département de l’Ain, à travers 16 arrêtés d’autorisation de structures sociales (protection de l’enfance) et médico-sociales concernant 25 unités fonctionnelles ; complétés par un établissement d’accueil du jeune enfant, une communauté 360, un centre de formation, une participation à un GCSMS et des activités complémentaires (mentorat, mobilités internationales).

Cela représente une capacité de 956 places autorisées et financées d’accueil en internat, semi-internat et en ambulatoire pour une file active de plus de 2 000 personnes accompagnées pour l’ensemble des ESMS. 430 salariés pour 340 ETP et 25 millions d’euros de budget

 

Le positionnement du poste / Présentation de la structure de rattachement

Le Dispositif Intégré Thérapeutique, Educatif et Pédagogique de Villeurbanne/Duchère accueille des jeunes de 0 à 20 ans, présentant difficultés psychologiques dont l’intensité, notamment des troubles du comportement, entraînent, à travers un processus handicapant, de graves difficultés d’apprentissage et de socialisation. Il propose des modalités d’accompagnement diversifiées, modulables et évolutives en fonction des besoins des enfants, adolescents accueillis :

  • Un accueil de jour (arrivée le matin et départ le soir).
  • Un accueil de nuit (internat séquentiel et/ou de semaine).
  • Deux services ambulatoires (SESSAD) et séquentiel (groupe MAJE).
  • Deux Pôles de Compétences et de Prestations Externalisées (PCPE).

 

Vous êtes intéressé(e) par un travail, se déployant dans une dimension inclusive et vous souhaitez vous inscrire dans une équipe pluridisciplinaire alliant une dimension soignante, éducative et pédagogique.

Vous avez pour cadre un projet d’établissement adossé sur des valeurs fortes et des principes de base permettant le travail pluridisciplinaire dans un espace d’accompagnement cohérent.

Missions

Le/la Secrétaire de Direction, collaboratrice immédiate du Directrice, assure au plan administratif, organisationnel, l’interface technique entre l’établissement, son environnement et le siège de l’association.

Il contribue à la bonne marche de l’établissement et à la représentation de la directrice et plus largement de l’équipe de direction du DITEP.

Le/la Secrétaire de Direction assure, en réponse aux besoins de l’établissement, en lien avec les professionnels et l’environnement, dans le cadre des dispositions réglementaires relatives à ce dernier

  • La réalisation de tâches administratives et parfois d’accueil
  • Des activités d’administration des ressources humaines et financières.

Il contribue à l’évolution des procédures d’organisation de l’entité administrative et assiste le Directrice.

 

Sous l’autorité de la directrice du DITEP, vos missions et tâches se répartissent selon différents modules :

 

SECRETARIAT DE DIRECTION

  • Assurer la correspondance de la Directrice en lien avec les tâches spécifiques qu’elle assume, à sa demande.
  • Gérer le suivi et le classement des documents et courriers officiels de l’établissement (ARS, CPAM, MDMPH, ANAP, ANESM, …)
  • Suivre les indicateurs de population (TDB ANAP) et autres
  • Préparer et traiter différents dossiers à la demande de la Direction : l’élaboration de divers documents et rapports, gestion logistique des congrès professionnels …
  • Elaborer et/ou assurer la tenue des tableaux de bord ou de suivi (ex : suivi d’activité, suivi d’utilisation des équipements, retour de documents)
  • Gérer un ou des agendas (papier ou électronique)

 

ADMINISTRATION RH ET FINANCIER

  • Suivre les candidatures externes et mettre en œuvre la procédure de recrutement en lien avec le Directrice,
  • Recueillir et transmettre au siège les éléments nécessaires à la constitution et au suivi des dossiers du personnel (dossier administratif, contrat de travail, avenant, etc.) ; suivre les dossiers relatifs aux stagiaires, contrats aidés (déclaration mensuelle, registres, convention de stage, etc.)
  • Réaliser le suivi des différents éléments suivants :
    • DPAE sur net-entreprise ;
    • Suivi RH des congés des salariés et des annualisations ;
    • Visites médicales du personnel organisées par le service de santé au travail ;
    • Arrêts de travail, ainsi que des démarches administratives afférentes relatives aux IJ CPAM et aux déclarations d’AT ;
    • Suivi et saisie des éléments variables de paie validés par la Direction (heures supplémentaires/complémentaires, congés d’ancienneté, heures de solidarité, etc.)
  • Assurer le cas échéant les relais avec le siège concernant les actions formation.
  • Contribuer à l’amélioration des procédures en lien avec le siège.
  • Gestion des factures en lien avec la comptable du siège et le logiciel de facturation YOOZ.

 

 

MODULE GESTION ADMINISTRATIVE ET GESTION DE L’INFORMATION

  • Créer, saisir et mettre en forme des documents : courriers, rapports, comptes rendus, notes de service et divers documents administratifs (selon les cas).
  • Traiter les aspects logistiques (commandes de fournitures, consommables photocopieurs, suivi des différents contrats, déplacements personnel ou usagers…).
  • Assurer la communication des évènements via les supports du service ou de l’établissement (panneau, écran, informatique) et l’affichage.

Profil

  • Titulaire d’un BTS secrétariat de direction
  • Vous êtes en capacité d’adopter une posture professionnelle vous situant dans une position d’interface entre la direction et l’équipe.
  • Discret, vous faites preuve d’écoute, de disponibilité et bienveillance vis-à-vis des interlocuteurs internes et externes physiquement ou téléphoniquement.
  • Vous savez adopter un comportement adapté à son positionnement professionnel dans l’établissement, selon les consignes transmises.
  • Vous savez utiliser les outils bureautiques, maitrisez Excel et de communication.
  • Vous êtes organisée et savez gérer votre temps, en fonction des échéances et/ou des priorités définies, tant en ce qui concerne ses missions habituelles, que l’ensemble des tâches du secrétariat.
  • Vous êtes capable d’identifier des priorités dans les tâches et activités/le caractère prioritaire ou urgent d’une information/d’un appel
  • Enfin, vous savez être force de proposition pour améliorer les processus administratifs.

Salaire et condition de travail

Rémunération selon reprise d’ancienneté selon les règles applicables sur la CCN66

Contrat à durée indéterminée à temps plein, suite à départ en retraite.

Mutuelle MGEN

Actions sociales et culturelles CSE

 

Poste à pourvoir dès janvier 2024

Contact

Lettre de motivation exigée + CV à adresser uniquement par mail à la Directrice du DITEP :

c.collier-bordet@lespep69.org

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