Assistante de direction (H/F) CDD à 1 ETP pour le Siège

Description du poste

L’association Les PEP 69/ML

Depuis 1924, Les Pupilles de l’Enseignement Public du Rhône et de la Métropole de Lyon (Les PEP 69/ML) participent à la construction d’une société plus inclusive, plus éclairée et plus solidaire à la fois.

L’association intervient sur le territoire du nouveau Rhône, de la Métropole de Lyon, et du département de l’Ain, à travers 16 arrêtés d’autorisation de structures sociales (protection de l’enfance) et médico-sociales concernant 25 unités fonctionnelles ; complétés par un établissement d’accueil du jeune enfant, une communauté 360, un centre de formation, une participation à un GCSMS et des activités complémentaires (mentorat, mobilités internationales).

Cela représente une capacité de 956 places autorisées et financées d’accueil en internat, semi-internat et en ambulatoire pour une file active de plus de 2 000 personnes accompagnées pour l’ensemble des ESMS. 430 salariés pour 340 ETP et 25 millions d’euros de budget

 

Positionnement du poste

Responsable hiérarchique direct : Directeur général

Responsable fonctionnel : membres du CODIR et membres du Bureau de l’association

Lien fonctionnel : Personnel du siège, Directions et secrétariats de dispositifs

 

Missions

L’assistant(e) de direction apporte une assistance permanente au membres du CODIR et aux membres du Bureau de l’association en terme d’organisation personnelle, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers. Il ou elle alerte sur les demandes urgentes et joue un rôle d’aide à la prise de décisions.

Il ou elle prend en charge des missions de conception et de préparation de dossiers en s’appuyant sur sa capacité à maitriser les enjeux.

Il ou elle contribue à la réalisation des tâches et missions de pilotage afin d’optimiser l’organisation des activités. Il ou elle est l’interface relationnel entre la Direction et les différents interlocuteurs internes et externes.

 

MISSIONS

 

DIRECTION GENERALE

  • L’assistanat de la direction générale dans son ensemble (organisation d’agendas personnels et des instances associatives, prise de rendez-vous, transmission de messages, organisation d’évènements, de déplacements, …)
  • La coordination des groupes de travail internes (démarche qualité, évaluation, …)
  • La préparation de la gestion statutaire et de la vie associative
  • La prise de notes et la réalisation des CR des instances associatives
  • La gestion de l’accueil, du standard et des plannings d’occupation de la salle de réunion
  • La gestion du courrier et réalisation de mailings
  • La gestion du stock de petites fournitures administratives du siège

COMMUNICATION

  • Coordonner la communication associative
  • Assurer la communication interne (salariés, administrateurs, usagers, familles)
  • Assurer la communication externe (partenaires, autorités)
  • Assurer et superviser la mise à jour des outils de communication (site internet / réseaux sociaux / Brèves / Solidaire)

Profil

Diplôme minimum requis :  BAC +3 de type licence management et gestion des organisations

 

SAVOIR

  • Maitriser les compétences liées au diplôme ou au référentiel métier.
  • Connaître les caractéristiques du public accueilli au sein des établissements et services.
  • Connaissance des environnements institutionnels qui entourent les secteurs médico-social, protection de l’enfance et petite enfance.

SAVOIR FAIRE

  • Maîtrise des outils bureautique Office
  • Connaissance des logiciels de mise en page et maîtrise d’Indesign
  • Maîtrise de l’environnement WordPress et des sites Google pour la mise à jour des sites internet de l’association et des réseaux sociaux.
  • Avoir un fort sens de l’organisation, du classement, de la planification, de la traçabilité́ des actions
  • Avoir des capacité d’organisation de l’activité
  • Être en veille sur l’actualité juridique et économique utile (droit du travail, accords d’entreprise ou de branche, paie, comptabilité générale et propre au secteur, fonctions logistiques…)
  • Savoir rechercher, analyser et synthétiser des données
  • Savoir structurer un dossier et préparer des rapports
  • Créer les conditions pour instaurer un climat social serein

SAVOIR ETRE

  • Discrétion / Sens de la confidentialité
  • Rigueur / Sécurité
  • Adaptabilité / Anticipation
  • Autonomie
  • Confiance en soi / Conviction
  • Coopération avec les collègues, cadres et non cadres
  • Maitrise de soi / Écoute / Empathie
  • Assurer un relationnel de qualité

 

Salaire et condition de travail

Rémunération  selon les règles applicables sur la CCN66 (Statut Cadre classe 3 – Niveau 2)

Contrat à durée déterminée pour remplacement de congé maternité

Mutuelle MGEN

Actions sociales et culturelles CSE

 

Poste à pourvoir dès le 2 mai 2024 avec période de tuilage

Contact

Lettre de motivation exigée + CV à adresser à Nicolas Eglin, directeur général : recrutement@lespep69.org

 

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